Digitale Lösungen für die Personalplanung und Aufgabenverteilung in den Filialen sind kein Zukunftsthema mehr, eher gelebte Realität. Bei den Systemen dominiert eine klare Präferenz für professionelle Software von externen Anbietern. „Händler nutzen aber auch – zum Teil parallel – intern entwickelte Lösungen. In einigen Unternehmen sind immer noch manuelle Methoden wie Excel-Tabellen oder Papierpläne im Einsatz“, erklärt Ulrike Witt, Leiterin Forschungsbereich Personal beim EHI, die Ergebnisse im Whitepaper „Future-Ready Store Operations“ im Auftrag von Zebra.
Digital first
Rund ein Drittel der befragten Unternehmen hat digitale Lösungen vollständig implementiert, weitere 30 Prozent nutzen sie überwiegend. Mehr als ein Drittel (36 Prozent) hat digitale Tools bisher nur teilweise integriert, sehr wenige (2 Prozent) verzichten bisher ganz darauf. Ein Großteil setzt dabei auf externe Softwareanbieter (76 Prozent). 34 Prozent der Unternehmen haben eigene interne Systeme entwickelt, um spezifische Anforderungen abbilden zu können. Allerdings: Ein gutes Viertel (26 Prozent) nutzt weiterhin manuelle Methoden wie Excel-Tabellen oder Papierpläne.
Zeitfresser Einsatzplanung
Die Umfrage zeigt, dass insbesondere ungeplante Situationen erhebliche Ressourcen binden. Zu den zeitaufwendigsten Aufgaben zählen für 36 Prozent der Befragten kurzfristige Umplanungen bei Personalausfällen. 24 Prozent sehen die Personaleinsatzplanung und den Schichtplan als größten Zeitfresser. Für jeweils 12 Prozent nehmen administrative Aufgaben, die Einarbeitung und Schulung von Mitarbeitenden sowie die Kommunikation mit dem Team die meiste Zeit in Anspruch. Dies lässt vermuten, dass manche Systeme noch nicht ausreichen, um dynamische Anforderungen effizient zu bewältigen. Doppelte Datenerfassung oder inkonsistente Informationsflüsse können die Effizienz bremsen.
Zukunft der Personalplanung
Von zukünftigen Technologien erwarten über 70 Prozent der Unternehmen vor allem mobile Nutzbarkeit, intuitive Bedienung und intelligente auf Prognosen basierende Planung. Mehr Flexibilität für Mitarbeitende steht bei fast zwei Dritteln (65 Prozent) auf der Wunschliste. Tools zur Einhaltung von Arbeitszeiten und rechtlichen Vorgaben stehen für 53 Prozent oben im Relevanzranking und die Fähigkeit zur Integration mit bestehenden Systemen ist für die Hälfte der Händler besonders wichtig.
Das kostenlose Whitepaper steht zum Download bereit.
Datenbasis:
An der Onlinebefragung haben sich im September und Oktober 2025 58 Führungskräfte des deutschen filialisierten Einzelhandels beteiligt. Die Befragten sind Mitglied der Geschäftsleitung oder leitend in den Abteilungen IT oder HR tätig.
Kontakt:
Ulrike Witt, Leiterin Forschungsprojekt Personal, Tel: +49 (0)221/57993-994, witt@ehi.org
Ute Holtmann, Leiterin Public Relations, Tel.: +49 (0)221/57993-42, holtmann@ehi.org
Herausgeber:
EHI Retail Institute e. V., Spichernstraße 55, 50672 Köln, www.ehi.org
Über das EHI:
Das EHI ist ein Forschungs-, Bildungs- und Beratungsinstitut für den Handel und seine Partner mit rund 80 Mitarbeitenden und einem internationalen Netzwerk von 850 Mitgliedsunternehmen des Handels, der Konsum- und Investitionsgüterindustrie sowie der Dienstleisterbranche. Das EHI ist auch Gesellschafter der GS1 Germany sowie der Agraya (ehem. FoodPlus) und Partner der Messe Düsseldorf bei bedeutenden Handelsmessen wie der EuroShop. Präsident des EHI ist Markant-Chef Markus Tkotz und Geschäftsführer ist Michael Gerling.