Regelverstoß melden

Hinweisgeberschutz Richtlinie

1 Integrität der Unternehmensführung
1.1 Wir legen Wert auf Ehrlichkeit, Integrität und Transparenz. Die Einhaltung von Verhaltensregeln und Vorschriften ist für uns eine Selbstverständlichkeit. Helfen Sie uns, Regelverstöße und Missstände aufzudecken und abzustellen, um unser Unternehmen und unser gesamtes Umfeld zu schützen.
1.2 Wir legen Wert auf eine vertrauensvolle Kommunikation. Wir wünschen uns, dass auch problematische Sachverhalte offen angesprochen werden. Wir ermutigen alle Beschäftigten, zur Aufklärung von Bedenken den offenen und konstruktiven Dialog zu suchen. Diese Richtlinie beschreibt die zur Verfügung stehenden Meldewege und definiert den Prozess für den Umgang mit Informationen über Regelverstöße.
1.3 Beschäftigte, Kunden und Geschäftspartner können Hinweise auf Regelverstöße, welche finanzielle Einbußen nach sich ziehen, und die Reputation unserer Organisation in der Öffentlichkeit und bei staatlichen Stellen gefährden können, ohne Sorge vor persönlichen Konsequenzen melden. Hinweise leisten einen Beitrag, Schaden bestmöglich von unserer Organisation fernzuhalten. Sollte eine hinweisgebende Person diskriminiert oder Druck auf sie ausgeübt werden, tolerieren wir ein solches Verhalten nicht.
1.4 Es liegt auch ein Regelverstoß vor, wenn die von uns bereit gestellten Meldewege bewusst für wahrheitswidrige Behauptungen missbraucht werden. Wir versichern, dass eine hinweisgebende Person, die in der Überzeugung handelt, dass ihre Darstellung der Wahrheit entspricht, keine Nachteile erfährt.
1.5 Für von Hinweisen betroffene Personen gilt die Unschuldsvermutung, solange nicht der behauptete Regelverstoß nachgewiesen ist. Eine Untersuchung zur Aufklärung des Sachverhaltes wird dann initiiert, wenn konkrete Hinweise für einen relevanten Regelverstoß vorliegen.
1.6 Diese Richtlinie gilt für alle Beschäftigten unserer/der [Organisation oder Unternehmensbezeichnung; Darstellung eingebundener Tochtergesellschaften]. „Beschäftigte“ sind dabei alle Personen, die für uns auf der Grundlage eines Arbeitsvertrages oder einer Honorarvereinbarung im Sinne einer selbstständigen oder ähnlichen Tätigkeit arbeiten oder Dienstleistungen erbringen sowie außerdem sämtliche Mitglieder des Vorstands, der Geschäftsleitung und des Aufsichtsorgans ein.

2 Gesetzliche Bestimmungen
2.1 Hinweisgebende und von Hinweisen betroffene Personen sind durch die EU-Whistleblowing-Richtlinie und das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) auch gesetzlich geschützt. Die Vorschriften regeln Vertraulichkeit und Verfahren zum Umgang mit Hinweisen. Mit der Einführung von AdvoWhistle und dieser Richtlinie setzen wir die Vorgaben des HinSchG für unser Unternehmen um.
2.2 Der gesetzliche Schutz gilt für hinweisgebende Personen, sofern (i) die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung oder Offenlegung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass die von ihr gemeldeten oder offengelegten Informationen, der Wahrheit entsprechen, und (ii) die Informationen Regelverstöße betreffen, die in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fallen, oder die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung oder Offenlegung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass dies der Fall sei.
2.3 Repressalien und jedwede Vergeltungsmaßnahme gegenüber hinweisgebenden Personen sind untersagt. Maßnahmen gegen Arbeitnehmende dürfen nicht im Zusammenhang mit deren Hinweisen zur Aufdeckung von Missständen stehen.

3 Regelverstöße
3.1 „Regelverstöße“ sind vorsätzliche und fahrlässige Zuwiderhandlungen gegen Rechtsvorschriften, die straf- oder bußgeldbewährt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient. Der Begriff umfasst auch vorsätzliche und fahrlässige Zuwiderhandlungen gegen interne Richtlinien unserer Organisation, die wirtschaftlichen Schaden abwenden und/oder die Reputation in der Öffentlichkeit und bei staatlichen Stellen schützen sollen. Als Regelverstöße bewerten wir insbesondere (nicht abschließend):

  • allgemeine wirtschaftskriminelle Handlungen (z.B. Betrug, Diebstahl, Bestechung)
  • Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder sowie unmittelbar geltende Rechtsakte der Europäischen Union und der Europäischen Atomgemeinschaft in den in § 2 HinSchG definierten Themenfeldern (https://www.gesetze-im-internet.de/hinschg/index.html)

4 Verantwortlichkeit und Ansprechpartner
4.1 Als Ansprechpartner stehen grundsätzlich alle Personen im unmittelbaren Arbeitsumfeld zur Verfügung. Führungskräfte und Geschäftsleitung verantworten in besonderem Maß eine Kommunikationskultur, die bei allen Beschäftigten Vertrauen für offene Ansprache auch kritischer Sachverhalte schafft. Als weitere Ansprechpartner stehen grundsätzlich alle Personen im unmittelbaren Arbeitsumfeld zur Verfügung.
4.2 Zentral zuständig für die Entgegennahme von Hinweisen und Beantwortung von Fragen der Beschäftigten hierzu ist („interne Meldestelle“):

Lisa Flesch (flesch@ehi.org)

4.3 Zur Meldung von Hinweisen zu Regelverstößen haben wir daher ein internes Hinweisgebersystem eingerichtet, das allen Beschäftigten die Möglichkeit eröffnet, Hinweise vollständig anonym zu kommunizieren.

5 Vertraulichkeit
5.1 Die interne Meldestelle stellt die Einhaltung des Vertraulichkeitsgebots gemäß § 8 Hin-SchG sicher. Jeder Hinweis und jede Information werden unter dem Gebot der Vertraulichkeit behandelt.
5.2 Die Identität der hinweisgebenden Personen, der Personen, die Gegenstand der Meldung sind und der sonstigen in der Meldung genannten Personen wird ausschließlich die Hinweise bearbeitenden Personen der internen Meldestelle oder den Personen, die für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind und solchen Personen, die bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützen, bekannt.

6 AdvoWhistle Hinweisgebersystem
6.1 Wir haben für die interne Meldestelle unserer Organisation das AdvoWhistle Hinweisgebersystem eingeführt. Beschäftigte, Kunden und Geschäftspartner können hierüber jederzeit Hinweise geben – unter Angabe ihres Namens oder auch vollständig anonym. Auf der Website unserer Organisation unter dem Link „Regelverstoß melden“ gelangen hinweisgebende Personen zum Meldeportal, welches auch direkt erreichbar ist unter:

https://ehi.advowhistle.de

6.2 Hinweise erhalten und bearbeiten unsere hierfür bestellten Verantwortlichen der internen Meldestelle, die verpflichtet sind, Hinweise absolut vertraulich zu behandeln.
6.3 Mit Eingang eines Hinweises wird ein geschütztes Postfach für die hinweisgebende Person eingerichtet, über welches ein anonymer Dialog mit dem Ziel möglichst hoher Vollständigkeit, Schlüssigkeit und Glaubwürdigkeit geführt werden kann. Die gesamte Kommunikation erfolgt verschlüsselt und ist auch technisch vor dem Zugriff unberechtigter Dritter gesichert.
6.4 Die vertrauliche Kommunikation mit der internen Meldestelle ist – unter Einschränkung der absoluten Anonymität – per E-Mail möglich:

6.5 Jede hinweisgebende Person erhält innerhalb von 7 Tagen eine Empfangsbestätigung und innerhalb von 3 Monaten Mitteilung darüber, wie ihrem Hinweis nachgegangen wurde.
6.6 Die interne Meldestelle prüft alle eingehenden Hinweise auf Plausibilität, inhaltliche Substanz und rechtliche Relevanz. Im weiteren Verlauf werden erforderlichenfalls Rückfragen an die hinweisgebende Person gestellt, um den Sachverhalt gemeinsam bestmöglich aufzuklären.
6.7 Bei hinreichendem Anhaltspunkt für einen wesentlichen Regelverstoß wird eine Prüfung des Sachverhalts vorgenommen und gegebenenfalls entsprechende Folgemaßnahmen eingeleitet.